Sistema de Logística y Almacén
&
Control y Emisión de Vales de Combustible
Subgerencia de Logística y Abastecimiento
La Subgerencia de Logística y Abastecimiento es el órgano de apoyo encargado de planificar, organizar, dirigir, ejecutar y
supervisar las actividades vinculadas al Sistema de Abastecimiento de la Municipalidad Provincial o Distrital, asegurando la
provisión oportuna, eficiente y transparente de bienes, servicios y obras requeridos para el cumplimiento de los objetivos institucionales.
Tiene como función administrar, controlar y optimizar el uso de los recursos materiales, bienes muebles e inmuebles, así como
garantizar la adecuada conservación, distribución y mantenimiento de los mismos, conforme a la normativa vigente. Asimismo,
es responsable de gestionar los procesos de contratación pública, adquisiciones, almacenamiento, distribución, control patrimonial
e inventarios, en concordancia con la Ley de Contrataciones del Estado y las disposiciones emitidas por los órganos rectores competentes.
De igual manera, coordina con las diferentes Unidades Orgánicas la programación de necesidades, formulación de requerimientos y
ejecución del Cuadro Multianual de Necesidades, contribuyendo a la adecuada planificación presupuestal y operativa de la entidad.
La Subgerencia de Logística y Abastecimiento está a cargo de un profesional con categoría de Subgerente, quien depende jerárquicamente
de la Gerencia de Administración y Finanzas y es responsable de velar por la correcta administración de los recursos institucionales,
promoviendo la eficiencia, economía y transparencia en la gestión pública
Funciones Principales de Subgerecia de Logística:
Ejecutar el registro, seguimiento y control de los compromisos de gasto relacionados con las adquisiciones, contrataciones de bienes,
servicios y ejecución de obras en el Sistema Integrado de Administración Financiera para Gobiernos Locales (SIAF-GL), módulo de compromiso,
garantizando la correcta afectación presupuestal y el cumplimiento de la normativa vigente en materia de administración financiera y
contrataciones públicas.
Administrar, organizar y supervisar la actualización permanente del registro de proveedores, así como del catálogo institucional de bienes
y servicios, asegurando la consistencia, confiabilidad y disponibilidad de la información para una adecuada programación, adquisición y control
de los recursos requeridos por la entidad.
Supervisar la formulación, integración, custodia y archivo de los expedientes de contratación y de los procesos de selección, velando
por el cumplimiento de las disposiciones establecidas en la Ley de Contrataciones del Estado, su reglamento y demás normas complementarias;
así como garantizar la aplicación oportuna de penalidades, sanciones y demás acciones administrativas derivadas del incumplimiento contractual
por parte de proveedores y contratistas.
Coordinar de manera permanente con las diferentes Unidades Orgánicas de la entidad para la identificación, consolidación y validación de
necesidades institucionales, así como para la definición de términos de referencia, especificaciones técnicas y demás requisitos para la
adquisición de bienes, contratación de servicios y ejecución de obras, en concordancia con el Cuadro Multianual de Necesidades y los
instrumentos de gestión vigentes.
Supervisar, controlar y dirigir la prestación eficiente, continua y oportuna de los servicios básicos y auxiliares indispensables para el
funcionamiento de la Municipalidad, tales como agua potable, energía eléctrica, telefonía fija y móvil, servicios de internet, mensajería,
seguridad, limpieza y otros servicios complementarios, adoptando las acciones necesarias para optimizar su uso, garantizar su disponibilidad
y asegurar la continuidad operativa de la gestión institucional.
SIGALog+ Sistema de Logística y Almacén
El Sistema de Logística y Almacén es una solución informática diseñada para automatizar, controlar y optimizar
los procesos de abastecimiento, adquisición, almacenamiento, distribución y control de bienes dentro de una institución
pública o privada. Permite gestionar de manera eficiente el ciclo completo de los recursos, desde la generación del
requerimiento hasta el ingreso, salida y control del inventario, garantizando transparencia, trazabilidad y disponibilidad
oportuna de los bienes.
El sistema facilita la administración de los procesos logísticos mediante el registro y seguimiento de requerimientos,
órdenes de compra y servicio, ingresos al almacén, salidas de bienes, kardex valorizado, control de existencias,
inventarios físicos y reportes gerenciales. Asimismo, contribuye al cumplimiento de la normativa vigente, reduciendo
errores operativos, evitando duplicidad de registros y mejorando la toma de decisiones a través de información
confiable y en tiempo real.
Además este aplicativi actúa como una interfaz inteligente y amigable con el SIGA MEF, permitiendo importar,
procesar, organizar y consolidar información de manera más rápida y eficiente, reduciendo tiempos operativos, minimizando errores manuales y
mejorando la trazabilidad documental en cada etapa del proceso de contratación pública.
En ese sentido SIGALOG+ se constituye como una solución tecnológica innovadora que complementa y potencia el uso del SIGA MEF,
convirtiéndose en una herramienta estratégica para la transformación digital y fortalecimiento de la gestión administrativa de
municipalidades, gobiernos regionales y demás entidades públicas.
Principales Funcionalidades del Sistema de Logística - SIGALog+
El sistema se integra de manera directa, segura y eficiente con el **Sistema Integrado de Gestión Administrativa (SIGA MEF)**,
permitiendo la importación automatizada y actualizada de información proveniente de sus módulos oficiales, tales como el Cuadro
Multianual de Necesidades, cuadros de adquisiciones, órdenes de compra (OC), órdenes de servicio (OS), requerimientos y demás
documentos vinculados a la gestión logística institucional.
Esta integración facilita la sincronización y consolidación de datos en tiempo real, garantizando la consistencia, integridad y
confiabilidad de la información procesada, reduciendo significativamente los errores derivados del registro manual y evitando la
duplicidad de información. Asimismo, optimiza los tiempos operativos del personal encargado de las áreas de logística y abastecimiento,
eliminando tareas repetitivas y simplificando procedimientos administrativos críticos.
Una de las principales fortalezas del sistema es su capacidad para generar de forma automatizada archivos estructurados para la
**carga masiva en el Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado (SEACE)**, permitiendo registrar órdenes de compra y órdenes
de servicio de manera rápida, segura y conforme a los formatos establecidos. Para ello, el sistema genera archivos en formato Excel
con macros (.xlsm), los cuales son validados automáticamente y convertidos al formato **DOCOS.DBF**, listos para su carga directa en
la plataforma oficial.
Del mismo modo, el sistema permite llevar un mejor control y seguimiento de los compromisos presupuestales y administrativos vinculados
a cada adquisición o contratación, facilitando la conciliación y coordinación con el **Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF)**,
fortaleciendo la trazabilidad de los procesos desde el requerimiento hasta la ejecución del gasto.
En ese sentido, SIGALOG+ se constituye como una herramienta estratégica que complementa y potencia las capacidades del SIGA MEF, modernizando
la gestión logística pública, fortaleciendo la transparencia, mejorando el control interno y contribuyendo al cumplimiento eficiente de las
metas institucionales bajo criterios de legalidad, economía y eficiencia.
A continuación, se detallan las principales funciones y beneficios del sistema:
🔹
Registro de Requerimientos
Permite la creación, edición, registro, control y seguimiento integral de los requerimientos de bienes, servicios y ejecución de obras,
optimizando la gestión de las necesidades institucionales desde su formulación hasta su atención. El sistema facilita la priorización
de cada requerimiento en función de su nivel de urgencia, disponibilidad presupuestal, metas institucionales y planificación operativa,
asegurando una programación eficiente de las adquisiciones y contrataciones. Asimismo, brinda un adecuado control del estado de cada
requerimiento, contribuyendo a una gestión transparente, ordenada y alineada con la normativa vigente.
🔹
Solicitud de Cotizaciones
Automatiza la elaboración, emisión, gestión y seguimiento de las solicitudes de cotización dirigidas a proveedores, optimizando el
proceso de obtención de ofertas y centralizando toda la información en una única plataforma. Permite gestionar de manera eficiente
las invitaciones a cotizar, asegurando un proceso ordenado, ágil y transparente que fomenta una adecuada participación de proveedores.
Asimismo, el sistema permite adjuntar las especificaciones técnicas, términos de referencia, condiciones de contratación, plazos de
entrega y demás documentos sustentatorios requeridos para cada proceso. También registra, controla y organiza la recepción de las
propuestas, facilitando su evaluación y comparación mediante criterios objetivos y estructurados.
Esta funcionalidad contribuye a una mejor toma de decisiones, fortalece la trazabilidad de cada proceso de contratación y garantiza
el cumplimiento de los principios de eficiencia, economía, libre competencia, igualdad de trato y transparencia establecidos en la
normativa de las contrataciones públicas.
🔹
Cuadros Comparativos de Precios
Facilita la elaboración, gestión y emisión de cuadros comparativos de precios mediante la consolidación, análisis y evaluación de las
cotizaciones presentadas por los proveedores, permitiendo realizar comparaciones objetivas, ordenadas y eficientes. El sistema
incorpora criterios técnicos, económicos y de cumplimiento normativo que respaldan el proceso de selección y facilitan la
identificación de la oferta más conveniente para la entidad, conforme a los principios de eficiencia, economía y transparencia.
Asimismo, permite registrar observaciones, criterios de evaluación, ponderaciones, puntajes y resultados finales de cada proceso,
garantizando la trazabilidad de las decisiones adoptadas y un adecuado control de la documentación sustentatoria. Además, genera
automáticamente el cuadro comparativo y el Acta de Otorgamiento de la Buena Pro, optimizando los tiempos de análisis, reduciendo
errores en la evaluación de propuestas y fortaleciendo el control interno en los procedimientos de contratación pública.
🔹
Órdenes de Compra y Órdenes de Servicio
Permite la elaboración, emisión, gestión y seguimiento integral de las Órdenes de Compra y Órdenes de Servicio, optimizando los
procesos de adquisición de bienes y contratación de servicios desde la generación del documento hasta su ejecución, conformidad
y cierre. El sistema automatiza el flujo administrativo, garantizando un control eficiente, ordenado y transparente de cada operación.
Asimismo, facilita el registro de proveedores, plazos de entrega, fuentes de financiamiento, metas presupuestales, certificaciones
de crédito presupuestario, especificaciones técnicas o términos de referencia, condiciones de contratación, centros de costo y demás
información requerida para la contratación. También permite la impresión de los formatos oficiales y el control del estado de cada
orden durante todo su ciclo de vida.
Además, mantiene el historial completo de cada operación, permitiendo consultar modificaciones, entregas, conformidades y demás
actuaciones relacionadas, fortaleciendo la trazabilidad, el control interno y el cumplimiento de la normativa vigente en materia
de contrataciones públicas.
🔹
Nota de Entrada al Almacén (NEA)
Permite la elaboración, emisión, registro y control de la Nota de Entrada al Almacén (NEA), documento mediante el cual se formaliza
el ingreso de bienes al almacén institucional como resultado de una compra, donación, transferencia, devolución u otra modalidad
autorizada. El sistema garantiza un registro oportuno y confiable de los bienes recibidos, fortaleciendo el control patrimonial
y de inventarios.
Asimismo, verifica la información de la Orden de Compra, la conformidad de recepción, las cantidades entregadas, las especificaciones
técnicas y demás documentos sustentatorios, generando automáticamente el movimiento de ingreso al almacén, actualizando las existencias
y el kardex valorizado en tiempo real.
Además, mantiene el historial completo de cada ingreso, permite la impresión de los formatos oficiales y facilita la trazabilidad de
los bienes desde su recepción hasta su distribución, contribuyendo a una gestión eficiente, transparente y conforme a la normativa
vigente en materia de abastecimiento y administración de almacenes.
🔹
Pedido Comprobante de Salida (PECOSA)
Permite la elaboración, emisión, registro, control y seguimiento del Pedido Comprobante de Salida (PECOSA), autorizando y
documentando la entrega de bienes del almacén a las diferentes áreas usuarias de la entidad. El sistema automatiza el proceso
de despacho, garantizando un control eficiente, ordenado y transparente de la distribución de los bienes.
Asimismo, genera automáticamente el documento de salida, descuenta las existencias del inventario, actualiza el kardex valorizado
en tiempo real y registra los movimientos de almacén, manteniendo la integridad y consistencia de la información. También permite
la impresión de los formatos oficiales, el control de responsables de la recepción y la consulta del historial completo de las
entregas efectuadas.
Además, facilita el seguimiento de los bienes distribuidos, fortalece la trazabilidad de los movimientos de almacén, optimiza el
control de existencias y contribuye al cumplimiento de la normativa vigente y de los principios de eficiencia, transparencia y
control interno en la administración de los recursos públicos.
🔹
Emisión de Conformidades de Compras y Servicios
Es el proceso administrativo mediante el cual el área usuaria o el responsable técnico valida y certifica que los bienes adquiridos
o los servicios prestados cumplen rigurosamente con las especificaciones técnicas, términos de referencia y plazos pactados en la
orden de compra o servicio.
A través del Sistema de Logística y Almacén, esta emisión se automatiza e integra en tiempo real, vinculando el ingreso físico a
almacén (en caso de bienes) o el informe de actividades (en caso de servicios), asegurando la trazabilidad del gasto y habilitando
de forma segura la fase de devengado en el flujo administrativo-financiero.
🔹
Generación de Carga Masiva de Órdenes de Compra y Servicio
Permite la generación automatizada y masiva de registros de órdenes de compra (OC) y órdenes de servicio (OS), optimizando el proceso de
carga y registro de información de manera rápida, segura y confiable. El sistema organiza y consolida los datos mensuales, facilitando su
validación y preparación para procesos de carga masiva en las plataformas oficiales, reduciendo considerablemente el trabajo manual y
mejorando la eficiencia operativa del área de logística.
Asimismo, esta funcionalidad minimiza errores humanos en el procesamiento de información, fortalece la consistencia y trazabilidad documental
de cada operación y mejora la coordinación con las áreas de contabilidad, tesorería y presupuesto. De esta manera, contribuye a una gestión
administrativa más ágil, ordenada y transparente, garantizando el cumplimiento oportuno de las obligaciones institucionales y normativas vigentes.
🔹
Exportación Automática de Datos hacia el SEACE
Una de las funcionalidades más destacadas de SIGALOG+ es su capacidad para exportar de manera automatizada la información requerida hacia el SEACE,
permitiendo generar archivos estructurados en formato DBF, listos para su carga directa en la plataforma oficial. Esta característica agiliza
significativamente el registro de órdenes de compra y órdenes de servicio, reduciendo tiempos operativos y evitando errores derivados de procesos manuales.
El proceso se realiza mediante un módulo inteligente de macros en Microsoft Excel, diseñado para validar, revisar y consolidar la información antes
de su envío definitivo, garantizando la integridad, consistencia y precisión de los datos reportados. De esta manera, SIGALOG+ fortalece el cumplimiento
normativo, optimiza la gestión logística y promueve mayores niveles de transparencia, control y eficiencia en los procesos de contratación pública.
En conjunto, estas funcionalidades convierten al SIGALOG+ en una herramienta integral que mejora la eficiencia operativa, asegura el cumplimiento
normativo y promueve la transparencia en la gestión pública, contribuyendo a una administración moderna, ágil y confiable.
